TeamQ | Details

TeamQ de beste klantenservice software voor mij?

In klantcontact streef je steeds naar een tevreden klant. Een tevreden klant zal meer omzet genereren. Daarnaast vind je het als ondernemer ook belangrijk om processen te optimaliseren en kostenbesparend te werken.

Wanneer je in een team met twee of meer mensen klantcontact hebt, kost het nogal eens moeite om overzicht te houden in wie - wat gedaan heeft met de berichten via de diverse contact kanalen en met de rondzwervende punten na dat telefoongesprek en als jullie ook actief zijn op social media wil je dat klantenservice zonder obstakels snel kan reageren. En dit uniform voor alle afdelingen/webshoplabels/vestigingen.

Dat is wat je met TeamQ klantenservice software eenvoudig bereikt! Hoe? Bekijk de details.

Details

Eén actielijst voor alle multichannel berichten

In TeamQ komen alle online berichten van klanten voor je team samen op één plek. Elke agent ziet de persoonlijke actielijst opgebouwd uit alle openstaande berichten van zijn groep(-en). Door een bericht (voorzien van uniek ticketnummer) te selecteren, volgt de agent deze eenvoudig, via het door de klant gekozen kanaal, op. Het status dashboard geeft direct inzicht en maakt pro-actieve service makkelijk.

Dankzij de groepen structuur kun je meerdere afdelingen/vestigingen/webshoplabels apart onderbrengen in dezelfde applicatie met een eigen ondertekening. Agents zien zoals gezegd alle berichten uit de groepen waar ze lid van zijn in één actielijst.

Multichannel Met TeamQ kun je telefonische tickets, e-mail, webvragen en Twitter account(s) beheren. Met TeamQ stroomlijn je al je klantcontacten in een overzichtelijke applicatie.

Meerdere teams, één applicatieJe kunt meerdere groepen aanmaken. Erg handig als je meerdere afdelingen hebt, algemene e-mailadressen hanteert of zelfs meerdere websites beheert. Je kunt elke agent/medewerker specifieke toegang geven tot één of meerdere groepen.

Status dashboardMet TeamQ heb je voor elk ticket de status inzichtelijk. Statussen zijn; nieuw, bij klant, bij medewerker, geagendeerd, openstaand en afgesloten tickets. Met het dashboard heb je de laatste stand van zaken altijd tot je beschikking.

Uniek ticket-idElk bericht wat binnenkomt in TeamQ krijgt een uniek id. Dit is gebaseerd op een speciaal ontwikkeld algoritme. Bij een reactie voegt TeamQ dit toe aan het onderwerp van de e-mail zodat bij iedere reactie van de klant, het bericht telkens gekoppeld kan worden aan het juiste ticket.

Efficiënt werken

Juist in de dagelijkse opvolging zal je de voordelen van professionele klantenservice software ervaren. Denk aan het sturen van een automatisch bericht bij ontvangst van een nieuwe vraag, toekennen aan specialist, een kennisbank en standaard antwoordsjablonen waarmee iedere agent in staat is om vragen snel te beantwoorden, spellingscontrole etc. Alles is erop gericht de klant efficiënt en snel verder te helpen.

E-mail sjablonenMaak gebruik van onze e-mail sjablonen voor automatische antwoorden. Deze worden verstuurd met bedrijfs-, groepshandtekening. Verder worden de berichten gepersonaliseerd door gebruik van variabelen zoals ticket id, aanhef, website ed.

ToekennenJe kunt tickets aan collega’s of groepen toekennen. Collega’s krijgen (desgewenst) een alert. Bericht in een verkeerde groep? Wijs het met een paar klikken toe aan een andere groep zodat je collega's het kunnen opvolgen.

KennisbankWanneer je regelmatig repeterende vragen hebt, dan kun je vanuit de kennisbank kant-en-klare antwoorden (met bijlage) toevoegen als reactie. Je kunt dit bericht nog aanpassen/uitbreiden voor verzending.

Samenhang voor iedereen

De volledige historie van berichten is toegankelijk voor alle agents. Door kenmerken aan tickets toe te voegen en notities die voor klanten niet zichtbaar zijn, creëer je meer samenhang. De ruime zoekopties maken dat alle relevante informatie binnen een paar klikken paraat is. Dankzij de management rapportage die op basis van het ingestelde service level wordt gegenereerd, krijgen managers eenvoudig inzicht in de prestaties.

Interne notitiesEr kunnen notities worden toegekend aan e-mailberichten. Deze zijn voor intern gebruik en alleen voor medewerkers inzichtelijk. Handig als bijvoorbeeld reminder of als toelichting bij toegewezen tickets aan collega's.

KenmerkenCreëer meer samenhang in je klantcontact stroom, zodat je sneller actie kunt ondernemen of trends beter kunt volgen. Door een kenmerk aan een ticket toe te voegen vind je deze eenvoudig terug voor verdere actie. Onder statistieken worden kenmerken inzichtelijk gemaakt.

Service level instellenJe kunt service levels instellen. De TeamQ applicatie monitort de reactietijden, zodat je altijd tijdig op de hoogte wordt gesteld en jouw klanten altijd binnen de gestelde tijd een reactie ontvangen. Er kunnen desgewenst notitificaties worden gestuurd.

StatistiekenManagers kunnen maandelijks een PDF statistiek in hun persoonlijke e-mailbox ontvangen. Daarnaast kunnen, via het TeamQ portal, altijd de laatste resultaten worden getoond in aantallen en overzichtelijke grafieken.

Ruime zoekoptiesWil je tickets terugzoeken, dan kun je met onze geavanceerde zoekfunctie op vele opties zoeken / filteren.

Klantcontact oppakken zonder werkoverdracht

Met de actielijst, het dashboard en tickethistorie bij de hand, kan elke agent, zonder werkoverdracht, klantcontact direct weer oppakken en voorkomt automatische ticketlocking dat berichten dubbel worden beantwoord. Met agenderen leg je een 100% vangnet aan voor berichten die je later verder wilt opvolgen.

Ticket lockingZodra een medewerker een ticket in behandeling neemt zal deze worden vergrendeld voor bewerken. Hiermee voorkom je dat tickets dubbel worden afgehandeld. Zodra de medewerker deze niet meer geopend heeft wordt het (niet toegewezen) bericht automatisch weer vrij gegeven voor bewerking.

AgenderenVoorkom dat je vragen van klanten over het hoofd ziet met de agendeerfunctie. Tickets zijn te agenderen op datum en tijd. Zodra de tickets vrijvallen worden ze automatisch zichtbaar in je actielijst en kun je er mee aan de slag.

Nederlandse software en persoonlijke support – meertalig

TeamQ software wordt in Nederland bedacht, ontwikkeld, getest, uitgerold en onderhouden door één en dezelfde Nederlandse, ondergetekende, software leverancier. Het extreem beveiligde hostingplatform bevindt zich ook binnen Nederland. De applicatie zelf en de ondersteuning is meertalig. Persoonlijke support is belangrijk. Zo hanteren we ruime telefonische bereikbaarheid en merken klanten dat we echt luisteren, doordat we met ze in gesprek gaan over bijvoorbeeld toekomstige uitbreidingen.

Nederlandse softwareDe TeamQ software wordt in Nederland bedacht, ontwikkeld, getest, uitgerold en onderhouden door één en dezelfde software leverancier. We leveren snelle service en bij vragen heb je altijd één aanspreekpunt.

Veilige server omgevingElke TeamQ is zonder meerprijs altijd SSL secure. De overdracht van gegevens tussen client en server is via encryptie versleuteld. Dit is naast de andere veiligheidsmaatregelen een extra beveiliging die wij al onze klanten bieden.

MeertaligTeamQ is leverbaar in Nederlands en Engels en voor meer talen voorbereid. Wil je bijdragen in het vertalen, dan hanteren we een blijvend verlaagd tarief voor jou.

Persoonlijke supportWij hechten veel waarde aan een prettige samenwerking met onze klanten, partners en belangstellenden. Je kunt ons daarom altijd benaderen voor support, we reageren razendsnel.